Как управлять командой в условиях пандемии и кризиса

Дорогие читатели!

Статью, которую вы сейчас читаете, я пишу в условиях пандемии и домашней самоизоляции. Оказавшись в неожиданной и одновременно неопределенной ситуации форс-мажора, мы думаем о том, как не заболеть и выжить, как обрести внутреннее равновесие и поддержать близких.

Владельцы и руководители думают о том, что нужно сделать, чтобы люди сохранили доверие к руководству, лояльность к компании и дружеские коммуникации с коллегами.

Моя статья посвящена решению второй задачи:

• Как владельцу и руководителю сохранить силу духа и самообладание?

• Как передать людям позитивный настрой? Как общаться с подчиненными, переведенными на удаленку?

• Как загрузить людей задачами и обеспечить их занятость в тех бизнесах, которые сейчас фактически обнуляются по причине отсутствия клиентов и приостановления работ, например, в строительном, ресторанном, туристическом бизнесе и др.?

• Как оптимизировать затраты на бизнес в период карантина?

Как владельцу и руководителю сохранить силу духа и самообладание?

Все знают, что психологический климат в команде и настрой людей во многом зависит от лидера – владельца и руководителя, его настроя, оптимизма и энергии. Причем, не только при работе в очном режиме – офисе и на производстве, но и при взаимодействии с персоналом, работающим на удаленке.

Внутреннее состояние владельца и руководителя, его решительность, воля, способность преодолевать кризисы и испытания, заряжают людей желанием пройти вместе с ним трудный период кризиса и испытаний, стать еще более преданными компании, которая раньше обеспечивала их работой и заработком, и теперь поддерживает, давая надежду на будущее.

Скажу сразу, что в этой статье мы будем говорить не о финансовой поддержке – этот вопрос стоит вне зоны моей профессиональной компетентности. Мы будем говорить о коммуникациях владельца и руководителя с сотрудниками, находящимися в условиях домашней самоизоляции. Опыт показывает, что эти два фактора в управлении, деньги и коммуникации, по значимости для поддержания и развития бизнеса равны: люди всегда работают за деньги, и в то же время люди всегда имеют потребность в общении с руководством компании.

Итак, с чего начинается общение владельца и руководителя с сотрудниками? Реальное или дистанционное общение начинается с настроя лидера на коммуникацию, о чем мы дальше и будем говорить.

Обсудим, как самому владельцу и руководителю сохранить силу духа и самообладание, чтобы мотивировать своих сотрудников.

Чтобы самому не падать духом, необходимо принять ситуацию, в которой сейчас оказалось большинство людей, как суровую, но объективную и безусловную необходимость. Принятие ситуации самоизоляции поможет обрести смысл всего, что происходит – сохранение своей жизни и здоровья, и обязательно жизни и здоровья близких людей и сотрудников. Выхода нет, и другого не дано: после карантина надо будет жить и продолжать работать. «Сейчас наша приоритетная задача – сохранить жизнь и здоровье!» - хорошо, если руководитель будет начинать свое общение с подчиненными на удаленке с этих важных слов.

Более того, повышению энергии и оптимистичному настрою самого руководителя, его близких и подчиненных на удаленке помогает нахождение несомненных плюсов, преимуществ самоизоляции. Действительно, во время карантина, когда снижается (или исчезает) поток клиентов и появляется больше свободного времени, можно завершить рабочие задачи, продумать новые задачи, пересмотреть стратегические планы, найти новые идеи для развития бизнеса, заняться поиском оптимизации затрат на бизнес и др.

Важно не расслабляться и организовать для себя, своей семьи и сотрудников плотный и загруженный делами и занятиями день: утром вставать в установленное время (не позже 8 час. утра), делать утреннюю гимнастику, завтракать, настраиваться на позитивный день, удаленно работать, обедать, общаться с членами семьи, заниматься с детьми, прогуливаться по квартире и на балконе, спокойно ужинать, смотреть вечерние фильмы и вовремя ложиться спать (желательно не позднее 23.00), чтобы не сбиться с ритма сна.

Особое время необходимо отвести поддержанию дистантных коммуникаций с сотрудниками. Нельзя пропадать из коммуникативного поля даже на день-два! Необходимо звонить по скайпу, WA, мобильному телефону, писать по электронной почте, и самому оперативно отвечать на звонки и сообщения.

Как передать людям позитивный настрой?

Как общаться с подчиненными, переведенными на удаленку?

Все люди разные. Кто-то из подчиненных проявляет спокойствие и самообладание в условиях самоизоляции, кто-то подавлен и не выходит на связь по скайпу или зуму, а кто-то впадает в отчаяние, и просит помощи несколько раз в день. Что делать?

Понятно, что самому владельцу и руководителю сейчас не легко, но сохранять команду, особенно ключевых сотрудников, жизненно необходимо. Карантин пройдет, начнется активный рабочий период, люди с навыками будут очень нужны!

С теми, кто сохраняет спокойствие и самообладание, говорите о рабочих задачах на удаленке. Ставьте цели, поддерживайте обратную связь, контролируйте выполнение и оценивайте результаты. Говорите с ними также о перспективных задачах на будущее, когда карантин закончится, клиенты вернутся, и компания продолжит поступательное развитие.

Тех, кто подавлен и впадает в отчаяние, поддерживайте и успокаивайте. Говорите спокойным, умиротворяющим тоном, пишите о терпении и преодолении кризиса, о надежде на будущий рост бизнеса, как всегда происходит после кризисов. Напоминайте, как вместе вы проходили предыдущие кризисы (например, кризис 2008-2009 г.г.). Приводите примеры из того кризиса, когда компания теряла клиентов и прибыль, но активно работала, и после кризиса вернулась к высокой эффективности!

Придавайте смысл нашей жизни на карантине, разъясняйте необходимость самоизоляции для сохранения жизни и здоровья. Говорите так: «Мы сохраняем свое здоровье и здоровье людей!». Говорите о том, что карантин – это временная мера, что это не навсегда, и как будет здорово снова встретиться в офисе и на производстве, когда все закончится! Приводите исторические примеры, напомните, как наш великий поэт, находясь в изоляции по причине холерного карантина, создавал свои великие произведения в период Болдинской осени.

Каждый день общайтесь со своими сотрудниками, мотивируйте людей, давайте им понять и почувствовать, что вместе с ними Вы проходите этот непростой период. После карантина такая поддержка владельца и руководителя окупится сполна: с Вами рядом встанут и будут мотивированно трудиться те, кто в Вас поверил! Это будут истинно преданные и вовлеченные сотрудники, Ваши единомышленники и Ваша команда!

Как загрузить людей задачами и обеспечить их занятость в тех бизнесах, которые сейчас почти обнуляются по причине отсутствия клиентов и приостановления работ, например, в строительном, ресторанном, туристическом бизнесе и др.?

Мы уже говорили, что в период карантина важно загружать людей работой на удаленке, несмотря ни на что: ставить им рабочие задачи, давать обратную связь по выполнению задач, контролировать и оценивать результаты выполнения.

Кроме рабочих задач, будет отлично, если служба персонала организует обучение сотрудников при помощи вебинаров и онлайн-семинаров. Во многих российских компаниях люди получили список внешних вебинаров, которые необходимо обязательно прослушать, и намечены даты обсуждения результатов обучения на платформе zoom или в вебинарной комнате компании.

Организуйте на платформе zoom и в вебинарных комнатах:

• мастер-классы ключевых сотрудников;

• обмен опытом между опытными и молодыми;

• мозговые штурмы по новым идеям бизнеса, которые можно будет реализовать после карантина;

• конкурсы инновационных бизнес-идей развития компании.

Лучшие предложения, идеи и лайфаки позитивно оценивайте и хвалите, говорите о том, что после эпидемии они будут реализованы в компании, и авторы лучших идей смогут стать лидерами новых проектов в компании.

Проведите на удаленке мероприятия по командообразованию, например:

• конкурс фотографий из сюжетов домашней жизни;

• конкурс интересных и необычных домашних блюд;

• конкурс фотографий квартир (или дач) сотрудников, а также фотографий природы или вида из окна квартиры;

• наконец, конкурс анекдотов, в том числе, про коронавирус!

Позитивную атмосферу в команде, работающей на удаленке, поддержат также:

• фото или видео, как сотрудники дома занимаются гимнастикой и спортом;

• фото или видео, как люди занимаются развивающими занятиями со своими детьми.

Как оптимизировать затраты в период карантина?

В трудные времена мы говорим себе: «Настало время затянуть ремень». Так и сейчас, мы начинаем сокращать расходы на бизнес:

• сокращаем площадь аренды офиса;

• минимизируем расходы на корпоративный транспорт, если компания остановила производство, и нет необходимости в доставке офисного и рабочего персонала;

• убираем расходы на клининг, доставку канцтоваров и др.;

• сокращаем дополнительные расходы на платную стоянку и дополнительные бонусы для сотрудников.

Я сознательно составила небольшой список лайфаков по оптимизации затрат, поскольку в каждой компании – своя специфика, и читатель может продолжить список, исходя из затрат своего бизнеса. Вполне возможно, еще в начале эпидемии, в первую очередь, Вы занялись сокращением финансовых затрат, и это правильно!

Итак, дорогой читатель, подведем итоги.

В период эпидемии и самоизоляции управленческая активность владельцев и руководителей не снижается, напротив, остается на высоком уровне и имеет первостепенное значение для сохранения своей команды, работающей на удаленке.

Владельцам и руководителям компании необходимо сохранить и транслировать сотрудникам оптимизм и надежду на будущее восстановление и развитие бизнеса.

Важно ежедневно общаться с людьми, загружать их рабочими задачами и ставить цели на перспективное развитие компании.

Хорошо работает мотивация людей к обучению и самообразованию, наставничеству и обмену новыми идеями.

Необходимо поддерживать позитивный настрой в команде, организуя неформальные мероприятия на удаленке, помогающие консолидировать сотрудников и поддерживать в них приверженность компании.

И, конечно, важно разработать и реализовать комплекс мер по оптимизации затрат на бизнес.

Уверена, мы пройдем это испытание с достоинством и дальше будем развивать свои компании!

Список литературы

1. Самоукина Н.В. Психология оптимизма. М., Издательство Института психотерапии, 2001

2. Самоукина Н.В. Карьера без стресса. СПб.: Издательство «Питер», 2003

3. Самоукина Н.В. Теория поколений в российском менеджменте. Лучшие практики управления разновозрастными командами: подбор, обучение, мотивация. М., РУСАЙНС, 2018

4. Самоукина Н.В. Эффективная мотивация персонала при минимальных затратах. Четвертое издание, дополненное. М., «Русская Школа управления», 2019