Тайм-менеджмент: начни с себя

Тайм-менеджмент — сейчас одна из самых популярных тем в консалтинге. Заняться самоорганизацией и сэкономить время хотят все. Только вот проблема: с чего начать? И как сделать так, чтобы планирование времени вошло в привычку? Отвечаем: начните с самоменеджмента.

Знакомство с тайм-менеджментом обычно начинают с чтения специальной литературы и посещения соответствующих тренингов. Все правильно. Но потом многие говорят, что времени все равно не хватает. После нескольких неудачных попыток человек возвращается к прежнему ритму жизни и работы, забывая все то, что он узнал о тайм-менеджменте.

Сначала о терминологии.

Дословно, тайм-менеджмент — это управление временем. Обычно термин «тайм-менеджмент» в российской практике применяют тогда, когда с позиции руководителя говорят об управлении рабочим временем и организации работы своих подчиненных. Самоменеджмент — это самостоятельная организация сотрудником своего собственного времени, личного и рабочего. Желательно, чтобы эффективный самоменеджмент был и у руководителя, и у подчиненного. Поэтому начать организовывать жизнь по законам тайм-менеджмента лучше начать с самоменеджмента.

Почему же так сложно сделать первый шаг? Причина одна: отсутствие мотивации. Нередко мы не только не привыкли, но на самом деле просто не хотим организовывать себя и свое время. Всем известно: если человек хочет — он делает, если не хочет, придумывает причины и возражения. Какие же возможны возражения, и как их можно развенчать? Давайте посмотрим.

Откажитесь от возражений

«Я все это знаю». Такое возражение, как правило, не имеет оснований. Все знать невозможно. Чем больше мы знаем, тем больше нам открывается область неизвестного. Успешные профессионалы, направленные на развитие и карьеру, всегда стремятся узнать больше. Если часть новой информации им известна, то они интересуются деталями, тонкостями технологии. Если же технологические «секреты» для них открыты, то их интересует опыт других людей. Любознательность и пытливость ума — отличительные особенности способных сотрудников.

Установка «Я все это знаю» свидетельствует о закрытости новому опыту. Скрытый контекст этой установки символизирует о внутреннем поражении: «Я не хочу (или не могу) узнавать новое. Я устал от новизны. Я достиг предела своей компетентности. Я остановился и больше не могу идти вперед».
«Я много раз пробовал заниматься самоорганизацией, но у меня ничего не получается». Когда это возражение возникает на тренинге, я задаю такой вопрос: «Сколько раз и в течение какого времени Вы пробовали?» Обычно мне отвечают, что попытки организовать свое жизненное и рабочее время предпринимались два-три раза в течение одной-трех недель.

Этого времени явно недостаточно! Навык (автоматическое действие) самоорганизации формируется не сразу, на это нужно довольно много времени.

Вспомните, как нас учили писать в начальной школе и какие трудности мы испытывали с чистописанием. А сейчас мы пишем легко, не задумываясь о том, где и какую дужку надо поставить. Навык письма формируется в течение нескольких месяцев, но потом «работает» всю жизнь. Так и навык самоорганизации: нужны усилия, воля и продолжительное время, чтобы его сформировать, но зато потом он позволяет существенно экономить время.

«Для моей работы самоменеджмент не подходит. У меня все время — звонки и посетители. Сам планировать свое рабочее время я не могу».

Это ошибочное мнение. Все рабочее время никогда не планируется. Но часть времени можно спланировать в любой работе.

Самоменеджмент может быть активным и реактивным. При активном самоменеджменте сотрудник может самостоятельно планировать основную часть своего времени. В этом случае нужно составлять список дел и задач примерно на 60 процентов рабочего времени (при 8-часовом рабочем дне это примерно 4,5-5 часов). На форс-мажорные обстоятельства, непредвиденные звонки и визиты необходимо иметь не менее 20 процентов времени (примерно полтора часа). Остальное время (также 20 процентов) отводится на получение новой информации, обучение и развитие. Это время может использоваться ежедневно или накапливаться, как в своеобразном «банке времени», чтобы один раз в месяц или два месяца посетить двухдневный семинар или тренинг.

При реактивном самоменеджменте сотрудник по большей части не может самостоятельно планировать свое время. Поэтому нужно определить, сколько рабочего времени действительно необходимо отвести на выполнение дел, которые зависят от обстоятельств, а сколько времени можно спланировать. Как это сделать?

Составьте свою формулу планирования времени. Например, 70:20:10:

• 70 процентов времени не планируется;
• 20 процентов — планируемое время;
• 10 процентов — получение новой информации, обучение.

Могут быть и другие варианты: 50:30:20 или 80:10:10.

Вывод простой: даже если вы по объективным причинам не можете планировать все свое рабочее время, не отказывайтесь от самоменеджмента совсем. Найдите свою формулу и оптимизируйте свое время!

«Я привык работать в авральном режиме. Когда есть спешка и стресс, я лучше работаю».

Это — серьезное возражение, на которое может быть два ответа. Первый: авральный режим и постоянный стресс — верный путь к усталости и выгоранию. Подумайте: на сколько лет хватит вашей выносливости и здоровья? А что потом?

Второй ответ: если напряжение и адреналин вам так необходимы для поддержания активного тонуса, то нужно обязательно найти время для восстановления своих сил — полноценного сна и качественного отдыха. А чтобы выделить время на отдых, самоменеджмент необходим. В противном случае, все ваше жизненное время поглотит изматывающая работа.

«Самоменеджмент — это идеальная схема. В реальных условиях такого результата не достигнуть».

Ответим возражением на возражение: «А кто говорит, что идеал реализуем? Идеал — это как горизонт, к которому упорно двигаешься, но никогда не достигаешь. Но стремиться к идеалу нужно: это единственный фактор развития!». Идеальную схему тайм-менеджмента необходимо адаптировать к условиям своей жизни и работы.

В поисках потерянного времени

После того, как мы разобрали возражения, с которыми можно столкнуться на пути к организации рабочего времени, возникает самый важный вопрос: как же себя мотивировать к самоменеджменту?
Для начала определим ресурсы времени и посчитаем собственный временной капитал. Расчеты не претендуют на математическую точность, однако показывают вполне понятную картину.

Пример

Александру С. 28 лет. Он работает 8 часов в день, с пятидневной рабочей неделей. Пенсионный возраст Александра — 60 лет. Исходя из этого, собственный временной капитал Александра С. составит:
А = 60 — 28 = 32 года

Показатель капитала рабочего времени до пенсии считаем, исходя из того, что в среднем в году 248 рабочих дней. Вычитаем 28 дней отпуска, и у нас ежегодно остается 220 рабочих дней:
К1 = А * 220 рабочих дней * 8 рабочих часов = 56 320 ч,

Показатель капитала свободного времени в рабочие дни рассчитываем, опираясь на то, что среднее время отдыха Александра после работы — 3 часа.
К2 = А * 220 рабочих дней * 3 часа отдыха = 21 120 ч

Показатель капитала свободного времени в выходные дни считаем следующим образом: допустим, что в среднем в году 117 выходных и праздничных дней, добавим к ним 28 дней отпуска и получим 145 выходных дней в году. Учтем, что среднее количество свободного времени Александра С. в течение выходного дня — 12 часов. Отсюда получаем:
К3 = А * 145 выходных дней * 12 часов = 55 680 ч

Таким образом, капитал свободного времени до пенсии Александра С. будет равен сумме показателей свободного времени в рабочие и выходные дни:
К4 = К2 + К3 = 76 800 ч

Итак, расчеты показывают, что капитал свободного времени человека значительно больше, чем рабочего.

Капитал свободного времени человека значительно больше, чем рабочего.
А теперь посмотрим, сколько времени мы обычно теряем. Допустим, потеря времени в течение каждого рабочего дня составляет 30 минут (если мы опаздываем на работу, тратим рабочее время на личные переговоры по электронной почте и т.п.).

При пятидневной рабочей неделе и 8-часовом рабочем дне потери времени будут такими:

• за неделю — 2,5 часа;
• за месяц — один рабочий день и 2 часа;
• за год — 15 рабочих дней (или три рабочие недели).

Обидно, не правда ли? Ведь незаметно за год мы практически теряем хороший отпуск! В эти дни мы могли бы полежать на пляже возле теплого моря, или покататься на горных лыжах, или… Придумайте сами, как бы вы могли бы отдохнуть в течение свободных 15 дней!

Вот такая нехитрая математика может оказаться мощным стимулом для того, чтобы все-таки начать планировать все рабочее время.

Советы и рекомендации

Вот теперь вы, скорее всего, готовы к тому, чтобы уделить внимание организации своего времени и начать планировать свой рабочий день. Итак:

• для самомотивации регулярно проводите расчеты по потерям времени;
• думайте о том, что полезного или приятного можно было сделать за потерянное время;
• преодолевайте собственные возражения;
• определите сроки занятий самоменеджментом (для начала не менее 4-6 месяцев);
• вырабатывайте в себе «чувство времени» (чаще смотрите на часы и проверяйте себя);
• проводите расчеты экономии времени в течение дня (недели), помните, что экономия времени на 30 минут — прекрасный результат;
• когда удалось сэкономить время, придумайте для себя поощрения, сделайте что-то полезное или приятное для себя.

И, наконец, принимайте твердое решение, что вы будете заниматься самоменеджментом в ближайшее время, не пропуская ни одного дня. А чтобы Вы действительно приняли такое ответственное решение, заключите своеобразный «договор» с самим собой, такой, например:

Договор № 1

Я, Иванова Ирина Петровна, хочу добиться экономии личного и рабочего времени, соблюдая законы тайм-менеджмента и самоменеджмента.

Обязанности и права

Я обязана ежедневно: составлять списки дел, вести учет затраченного времени, фиксировать временные потери. Обязуюсь ежедневно экономить не менее часа своего времени.
Я могу говорить себе, что у меня такая работа и такая жизнь, и что все свое время я планировать не смогу. Но я обязуюсь не использовать свое право на подобные оправдания.
Я должна приобщить своих коллег и близких к соблюдению правил самоорганизации.

Особые условия

В случае непредвиденных обстоятельств, таких как болезнь, аврал на работе и т.п., обязуюсь работу над организацией собственного времени начать с начала.

Ответственность

В случае невыполнения условий договора, никакие причины, исключая непредвиденные обстоятельства, не смогут служить мне оправданием. Я должна буду признать свою слабость или начать все с нуля.

Сроки действия договора

Договор вступает в действие с «20» июня 2005 года.
Я должна организовывать свое время ежедневно и до тех пор, пока не приобрету навыки полноценной самоорганизации.

Подпись___Иванова________

Совет

Активно используйте для записи списков дел карманный компьютер, ноутбук, электронный органайзер, записную книжку мобильного телефона. Эти электронные носители информации с точностью до секунды напомнят вам о запланированном мероприятии.