Тайм-менеджмент

Фото из архива Натальи Самоукиной

Управление рабочим временем, самоменеджмент и стресс-менеджмент

Цели семинара

• Предоставление слушателям практической информации по самоорганизации рабочего времени и технологиям тайм-менеджмента
• Ознакомление со стандартами «Корпоративный тайм-менеджмент» разработанными в западных, европейских и российских компаниях и банках
• Обсуждение и практическое опробование техник тайм-менеджмента

Результаты семинара

• Формирование у слушателей навыков эффективного тайм-менеджмента и самоменеджмента
• В результате семинара в компании остается документ рекомендательного характера «Корпоративный стандарт по тайм-менеджменту», разработанный слушателями семинара в режиме командного тренинга

Техника самоменеджмента

• Время как приоритетный ресурс в работе современного успешного менеджера
• Объективное и субъективное время в условиях рабочего дня. Состояние потока как мотиватор современного сотрудника
• Фактический и психологический возраст человека. Возрастной кризис 30-летних и оценка временного ресурса
• Цели и функции самоменеджмента
• Временной капитал рабочего и внерабочего времени
• Инвентаризация времени
• Оценка собственной организованности, сильных ТМ-компетенций и зоны ближайшего развития
• Как себя мотивировать на внедрение технологий тайм-менеджмента и самоменеджмента?
• Проблемы прокрастинации и как их преодолеть?
• Техники по развитию волевых усилий самоменеджмента

Постановка целей

• Цели и намерения: в чем различия?
• Управление по целям. Менеджмент хаоса и правила SMART Management
• Поиск и нахождение целей и задач
• Система долгосрочных, среднесрочных и текущих целей
• Режим многозадачности: преимущества и риски. Правило двух задач

Планирование времени

• Принципы и правила планирования рабочего и жизненного времени
• Проактивный, активный и реактивный тайм-менеджмент
• Гибкий тайм-менеджмент для творческих сотрудников
• Нерегламентированный рабочий день и самоменеджмент руководителя
• Дневной план (метод «Альпы», дневник времени ДВ)
• Планирование задач на год, квартал, месяц, неделю, день. Принцип «Нарежь слона»

Принятие решений

• Принятие решения по установлению приоритетности дел
• Техника концентрации внимания на приоритетных задачах
• Соотношение временных затрат и получаемых результатов (принцип Парето)
• Установление приоритетов при помощи анализа АБВ
• Принятие оперативного решения по приоритетам в условиях лимита времени (техника Кови)

Нормирование труда: технология, цели и задачи

• Как проводится нормирование труда?
• Кто проводит нормирование труда?
• Технология нормирования: метод аналогий, база личных нормативов
• Хронометраж (фотография) рабочего дня

Делегирование

• Преимущества делегирования
• Сопротивление делегированию
• Правила делегирования и распределения рабочих задач: что, когда, кому, как?
• Разбор конкретных кейсов по делегированию

Деловая игра «Я очень спешу»

Командный тренинг «Делегирование — ключевая компетенция эффективного менеджера»

Организация рабочего дня

• Индивидуальный ритм работоспособности
• Самоменеджмент на основе биоритма. Подъемы и спады работоспособности, саморазгрузка в течение рабочего дня
• Как начинать и заканчивать рабочий день. Принцип «Съешь сырую лягушку»
• Как уменьшить число переключений?
• Блочный принцип планирования
• Открытые и закрытые часы в работе руководителя
• Разработка и внедрение «Правила песочных часов»
• Как экономить время в течение рабочего дня
• «Мертвая зона» и завершение рабочего дня

Контроль и самоконтроль

• Анализ прошедшего дня, оценка результатов. Разбор полетов
• Завершение рабочих задач
• Контроль и перенос несделанного
• Выявление и устранение причин потерь рабочего времени

Отчеты о потраченном времени

• Структура Timesheet. Опыт компании Shell
• Регулярность заполнения Timesheet
• Точность оценки рабочего времени
• Барьеры заполнения Timesheet и как их преодолевать
• Внедрение Timesheet в политику компании. Правило «70:30»

Деловые коммуникации

• Организация деловых совещаний. Цели и формы совещаний. Идеальное совещание: как его провести?
• Прием посетителей. Как правильно планировать и завершить деловой разговор
• Ведение деловой переписки. Десять правил нетикета
• Деловое общение по телефону и оптимизация временных затрат
• Организация рабочего кабинета. Принцип «Порядок на столе — порядок в голове»
• Система оценки «Пять плюс» и повышение эффективности персонала

Управление стрессом и способы повышения работоспособности

• Как проявляется трудоголизм и эмоциональное «выгорание»
• Приемы повышения работоспособности
• Настройка на работу
• Порционный отдых в течение рабочего дня

Командный тренинг. Итоги семинара

Корпоративный стандарт по тайм-менеджменту (документ для внутреннего пользования в компании)

• На семинаре: презентации, теоретические блоки, тесты, групповая дискуссия, письменные и игровые упражнения
• Выдается рабочая тетрадь в форме подробного конспекта